E-ticarette iyi bir ürün bulmak kadar o ürünü düzenli, doğru ve güvenilir şekilde tedarik edebilmek de önemlidir.
İlk bakışta en ucuz fiyatı veren tedarikçi en avantajlı seçenekmiş gibi görünebilir. Gerçekte ise ürün kalitesi, stok devamlılığı, fatura düzeni, teslim süresi, hatalı ürün süreci ve iletişim kalitesi de en az alış fiyatı kadar önemlidir.
Örneğin bir tedarikçi ürünü rakiplerinden %5 daha ucuza veriyor olabilir. Ancak ürünleri sürekli geç gönderiyor, stok bilgisi doğru değil veya kusurlu ürünlerde çözüm üretmiyorsa sağladığı fiyat avantajı kısa sürede sipariş iptali, müşteri şikâyeti ve iade maliyetine dönüşebilir.
Bu nedenle tedarikçi seçerken yalnızca:
“Bu ürünü kaça veriyorsunuz?”
sorusunu değil,
“Bu firma ile uzun süre sorunsuz çalışabilir miyim?”
sorusunu da cevaplamak gerekir.
Önce nasıl bir tedarikçi aradığınızı belirleyin
Tedarikçi araştırmasına başlamadan önce ihtiyacınızı netleştirmek aramayı ciddi şekilde kolaylaştırır.
Örneğin sürekli stokta tutacağınız standart bir ürün mü arıyorsunuz? Dönemsel olarak satacağınız sezonluk ürün mü? Kendi markanızı bastıracağınız özel üretim mi? Yoksa sipariş geldikçe tedarik edeceğiniz bir model mi düşünüyorsunuz?
Bu modellerin tedarikçiden beklentileri farklıdır.
Sürekli satış yapacağınız bir üründe stok devamlılığı çok önemli olabilir. Özel üretimde minimum sipariş miktarı, numune ve üretim süresi öne çıkabilir. Hızlı tüketilen bir üründe ise fiyat kadar yeniden tedarik süresi önem kazanabilir.
Dolayısıyla tedarikçiye ulaşmadan önce en azından ürün, tahmini adet, hedef kalite seviyesi ve teslimat beklentinizi belirlemek faydalıdır.
Tedarikçi nereden bulunabilir?
Tek bir doğru kaynak yoktur.
Ürünün sektörüne göre üreticilerden, toptancılardan, distribütörlerden, ithalatçılardan veya bölgesel ticaret merkezlerinden tedarik yapılabilir.
Arama motorlarında yalnızca:
“X ürünü toptan”
araması yapmak yerine üretici, distribütör, bayi, ithalatçı ve toptancı gibi farklı ifadelerle araştırma yapmak daha geniş sonuç verir.
Örneğin bir ürün için:
“X ürünü üretici”
“X ürünü toptan”
“X ürünü distribütör”
“X ürünü ithalatçı”
gibi ayrı aramalar farklı firmalara ulaşmanızı sağlayabilir.
Sektörel fuarlar da özellikle üretici ve distribütörlerle doğrudan görüşmek için değerlidir. Bazen internet üzerinde güçlü görünmeyen ancak yıllardır üretim yapan bir işletmeye fuarda ulaşabilirsiniz.
Ticaret ve sanayi odalarının üye yapıları, sektörel dernekler ve üretici birlikleri de araştırma başlangıç noktası olabilir.
Ama bir firmanın internette bulunması veya fuarda stant açması tek başına güvenilir olduğunu kanıtlamaz. Sonraki aşama firma doğrulamasıdır.
Tedarikçinin gerçekten var olan bir işletme olduğunu kontrol edin
İlk kez çalışacağınız firmada yalnız WhatsApp hesabı veya sosyal medya profili görmek yeterli değildir.
Firmadan tam ticari unvanını isteyin.
Örneğin size yalnızca:
“ABC Toptan”
deniyorsa bunun resmi ticaret unvanının ne olduğunu sorun.
Firma bir ticaret şirketi veya ticari işletmeyse kayıt bilgileri resmi kaynaklar üzerinden kontrol edilebilir.
Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nin unvan sorgulama hizmetinde bir ticaret unvanının kayıtlı olup olmadığı ve kayıtlıysa hangi ticaret sicili müdürlüğünde hangi sicil numarasıyla bulunduğu görülebilmektedir.
MERSİS de şirket ve ticari işletmelerin tescil bilgilerinin merkezi olarak tutulduğu resmi sistemdir.
Buradaki amaç tedarikçiyi “suçlu arar gibi” araştırmak değildir.
Ama para göndereceğiniz, ürün satın alacağınız ve müşterilerinize sunacağınız ürünleri temin edeceğiniz işletmenin kim olduğunu bilmek son derece normal bir ticari kontroldür.
Ticaret Sicili kaydı tek başına güvenilirlik garantisi midir?
Hayır.
Bu ayrım önemli.
Bir şirketin resmi olarak kayıtlı olması:
“Bu firma kesinlikle sorunsuzdur.”
anlamına gelmez.
Resmi kayıt yalnızca işletmenin kimliğini doğrulamanıza yardımcı olan kontrollerden biridir.
Tedarikçi değerlendirmesinde ayrıca:
- Ticari iletişim
- Ürün kalitesi
- Numune sonucu
- Teslimat performansı
- Fatura düzeni
- İade/değişim yaklaşımı
- Stok devamlılığı
- Söz verilen şartlara uyum
gibi gerçek çalışma deneyiminin de değerlendirilmesi gerekir.
Firmanın verdiği bilgiler birbiriyle uyumlu mu?
İlk görüşmede size verilen bilgileri yan yana koymak faydalıdır.
Örneğin:
Ticari unvan ne?
Faturada hangi unvan kullanılacak?
Banka hesabı kimin adına?
Teklif hangi firma adına geliyor?
Web sitesindeki şirket bilgisi aynı mı?
Size verilen adres ile ticari bilgiler arasında bariz bir uyumsuzluk var mı?
Her küçük farklılık dolandırıcılık anlamına gelmez. Firmaların marka adı ile ticaret unvanı farklı olabilir.
Örneğin müşterilerin bildiği marka “ABC Market” iken şirketin resmi unvanı tamamen farklı olabilir.
Fakat açıklanamayan ciddi tutarsızlıklar varsa ödeme yapmadan önce netleştirmek gerekir.
Ödemeyi kime yaptığınızı bilin
Özellikle ilk yüksek tutarlı siparişte ödeme bilgisini kontrol etmek önemlidir.
Size şirket adına teklif verildiği halde ödemenin açıklama yapılmadan ilgisiz bir kişinin kişisel hesabına gönderilmesi isteniyorsa nedenini sorun.
Tek başına kişisel IBAN verilmiş olması otomatik olarak kötü niyet anlamına gelmez; işletmenin hukuki yapısına göre farklı durumlar olabilir.
Ancak ödeme yapacağınız taraf ile ticari ilişkinin tarafı arasındaki bağlantıyı anlayabilmeniz gerekir.
Ödeme öncesinde:
- Teklif
- Sipariş bilgisi
- Ürün/adet
- Birim fiyat
- Toplam tutar
- Ödeme koşulu
- Teslim süresi
mümkün olduğunca yazılı hale getirilmelidir.
Özellikle yüksek tutarlarda yalnız telefonda konuşulan şartlara güvenmek yerine yazılı kayıt oluşturmak daha sağlıklıdır.
İlk sipariş neden küçük olmalı?
Yeni tedarikçiyle doğrudan büyük hacimde çalışmak gereksiz risk oluşturabilir.
Örneğin ileride 500 adet almayı planladığınız üründen önce 5, 10 veya 20 adetlik deneme siparişi vermek mümkünse çok daha fazla bilgi sağlar.
Bu küçük siparişte yalnız ürünün kendisini değerlendirmeyin.
Şunlara da bakın:
Siparişi söz verdiği tarihte hazırladı mı?
Doğru ürün geldi mi?
Adet doğru mu?
Paketleme yeterli mi?
Fatura düzgün mü?
Ürünlerde kalite farkı var mı?
İletişim nasıl?
Problem çıktığında çözüm üretiyor mu?
Bir tedarikçinin çalışma kalitesini bazen 20 dakikalık telefon görüşmesinden değil, ilk gerçek siparişten çok daha iyi anlarsınız.
Numune istemek neden önemlidir?
Ürün görselleriyle gerçek ürün arasında fark olabilir.
Özellikle kendi markanızla satış yapacaksanız veya yüksek miktarda stok alacaksanız mümkün olduğunda ürün numunesi görmek faydalıdır.
Numunede yalnız ürünün güzel görünüp görünmediğini kontrol etmeyin.
Ürün kategorisine göre:
- Malzeme
- Ölçü
- Renk
- İşçilik
- Ambalaj
- Etiket
- Kullanım hissi
- Parça uyumu
- Koku
- Dayanıklılık
gibi unsurları değerlendirebilirsiniz.
Numunenin iyi olması da seri üretimin tamamının aynı kalitede olacağının mutlak garantisi değildir. Bu yüzden büyük siparişlerde kalite standardının ne olduğu ayrıca konuşulmalıdır.
“Numune başka, toplu ürün başka” riskine karşı ne yapılabilir?
Özellikle özel üretim veya yüksek adetli siparişlerde kabul edeceğiniz ürün standardını mümkün olduğunca açıklaştırın.
Örneğin:
Renk kodu
Ölçü
Malzeme tipi
Paket içeriği
Markalama
Etiket
Koli adedi
gibi kriterler sipariş öncesinde yazılı hale getirilebilir.
“Geçen gönderdiğiniz gibi olsun.”
gibi yoruma açık ifadeler yerine ölçülebilir özellikler kullanmak anlaşmazlık riskini azaltır.
Numuneyi referans ürün olarak saklamak da gelen toplu siparişi karşılaştırmak için faydalı olabilir.
En ucuz tedarikçi neden her zaman en iyi tedarikçi değildir?
Örnek üzerinden düşünelim.
Tedarikçi A:
Ürün fiyatı: 100 TL
Tedarikçi B:
Ürün fiyatı: 108 TL
İlk bakışta A açıkça avantajlı görünür.
Ancak A firmasındaki ürünlerin %8'inde problem çıkıyor ve teslimat sürekli gecikiyorsa gerçek maliyet değişebilir.
B firmasında ürün kalitesi daha tutarlı, sevkiyat daha hızlı ve kusurlu ürün problemi çok daha düşük olabilir.
Bu durumda yalnızca 8 TL'lik alış fiyatı farkına bakmak yanlış karar vermenize neden olabilir.
Tedarik maliyetini değerlendirirken yalnız faturadaki birim fiyatı değil, sorunların işletmeye oluşturduğu toplam maliyeti de düşünmek gerekir.
Stok devamlılığını mutlaka sorun
E-ticarette ürününüz satış almaya başladıktan sonra tedarikçinin:
“Bu üründen artık yok.”
demesi ciddi bir sorun oluşturabilir.
Özellikle ürün için reklam vermiş, yorum toplamış ve organik sıralama kazanmışsanız ürünün bir anda tedarik edilememesi satış zincirini bozabilir.
Bu nedenle tedarikçiye:
“Bu ürün sürekli üretiliyor mu?”
“Ortalama stok tutuyor musunuz?”
“Stok bittikten sonra yeniden temin süresi nedir?”
“Ürün modelinde sık değişiklik oluyor mu?”
gibi sorular sormak faydalıdır.
Tedarikçinin gelecekte kesin stok garantisi vermesi her zaman mümkün değildir. Ama ürünün devamlılığı hakkında fikir edinirsiniz.
Tedarik süresini sadece “kaç günde gönderirsiniz?” diye sormayın
Teslim süresinin hangi noktadan başladığını netleştirin.
Örneğin tedarikçi:
“3 günde gönderiyoruz.”
diyebilir.
Ama bu:
Ödemeden sonra 3 gün mü?
Sipariş onayından sonra mı?
Üretim bittikten sonra mı?
Ürün stoktaysa mı?
Özellikle üretim yapılan ürünlerde hazırlık ve nakliye süreleri birbirinden farklı olabilir.
İşletmenizde stok planlaması yapabilmek için toplam tedarik süresini bilmeniz gerekir.
Minimum sipariş miktarını öğrenin
Bazı tedarikçiler tek ürün bazında minimum adet belirlerken bazıları toplam sipariş tutarı üzerinden çalışabilir.
Örneğin:
Bir üründen minimum 100 adet
veya:
Toplam minimum 20.000 TL sipariş
gibi koşullar bulunabilir.
Minimum sipariş miktarının düşük olması her zaman daha avantajlı değildir. Yüksek adet karşılığında birim fiyat ciddi düşebilir.
Ancak yeni ve henüz satışını doğrulamadığınız bir üründe sırf daha ucuz diye gereğinden fazla stok almak da risklidir.
Önce ürünün satış potansiyelini test etmek çoğu durumda daha değerlidir.
Fiyatın ne kadar süre geçerli olduğunu sorun
Bugün aldığınız fiyatın gelecek ay da aynı olacağını varsaymayın.
Özellikle döviz, hammadde veya ithalat maliyetine bağlı ürünlerde fiyatlar değişebilir.
Tedarikçiden teklif alırken:
“Bu fiyat hangi tarihe kadar geçerli?”
sorusunu sorun.
Eğer ürün fiyatlandırmanızı 100 TL alış maliyetine göre yapıp bir sonraki siparişte maliyet 125 TL'ye çıkarsa kendi satış fiyatınızı da yeniden değerlendirmek zorunda kalabilirsiniz.
Bu nedenle e-ticarette ürün maliyetini bir kez yazıp yıllarca değiştirmemek doğru değildir.
Kusurlu ürün çıkarsa ne olacağını satın almadan önce konuşun
İlk sipariş gelmeden önce problem konuşmak bazen gereksizmiş gibi hissedilir.
Aslında tam tersidir.
Tedarikçiye şunu sorun:
“Ürün kusurlu çıkarsa süreç nasıl işliyor?”
İade mi kabul ediliyor?
Yeni ürün mü gönderiliyor?
Sonraki siparişten mi mahsup ediliyor?
Kargo ücretini kim karşılıyor?
Kaç gün içerisinde bildirmek gerekiyor?
Özellikle yüksek adetli ticarette bu sürecin önceden bilinmesi önemlidir.
Sorun çıktığında ilk defa şartları konuşmaya başlamak taraflar arasındaki anlaşmazlığı büyütebilir.
Tedarikçinin ürün güvenliği tarafını da değerlendirin
E-ticarette satıcı olarak yalnız ürünün fiyatıyla ilgilenmek yeterli değildir. Satılan ürünün tabi olduğu güvenlik ve teknik düzenlemeler de önemlidir.
Türkiye'de ürün güvenliği konusunda 7223 sayılı Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu temel düzenlemelerden biridir.
Ürünün türüne göre ayrıca özel teknik mevzuat bulunabilir.
Örneğin oyuncak, elektrikli ürün, kozmetik, çocuk ürünü veya başka özel kategoriler aynı kurallara tabi olmak zorunda değildir.
Bu nedenle tedarikçiye gerektiğinde:
Ürünün üreticisi veya ithalatçısı kim?
Ürün hangi mevzuata tabi?
Gerekli işaretleme ve etiketler mevcut mu?
Gerekliyse uygunluk belgeleri bulunuyor mu?
soruları yöneltilmelidir.
Bir tedarikçinin:
“Abi herkes satıyor, hiçbir şey olmaz.”
demesi teknik uygunluğun kanıtı değildir.
GÜBİS kontrolü ne işe yarar?
Ticaret Bakanlığı'nın Güvensiz Ürün Bilgi Sistemi, yani GÜBİS, yetkili piyasa gözetimi ve denetimi kuruluşları tarafından güvensizliği tespit edilen ürünlerin ilan edildiği resmi platformdur.
Bir ürün veya ürün grubuyla çalışmaya başlamadan önce GÜBİS üzerinde araştırma yapmak ek bir kontrol sağlayabilir.
Ancak burada önemli bir ayrım vardır.
GÜBİS'te belirli bir firmanın belirli bir ürününe ilişkin güvensizlik bildirimi bulunması, o firmanın bütün ürünlerinin güvensiz olduğu anlamına gelmez.
Resmi sistem de bu uyarıyı açıkça belirtmektedir.
Benzer biçimde GÜBİS'te bir ürün hakkında kayıt bulunmaması da:
“Bu ürün kesin güvenlidir.”
garantisi anlamına gelmez.
GÜBİS ürün araştırmasında kullanılabilecek kontrol araçlarından yalnızca biridir.
Ürünün kimden alındığının kaydını saklamak neden önemlidir?
Tedarik belgelerini düzenli saklamak yalnız muhasebe açısından önemli değildir.
Ürün güvenliği mevzuatında tedarik zincirinde izlenebilirlik de önem taşır. Ticaret Bakanlığı'nın 7223 sayılı Kanun hakkındaki açıklamalarında ürünün tedarik zincirinde kimden alındığının ve kime satıldığının kaydının tutulmasına yönelik izlenebilirlik mekanizması açıkça vurgulanmaktadır.
Bu nedenle ürün alış faturası, tedarikçi bilgisi, parti/model bilgileri ve ilgili ticari belgelerin düzenli saklanması faydalıdır.
Bir ürünle ilgili ileride güvenlik veya geri çağırma problemi yaşanırsa ürünü nereden temin ettiğinizi biliyor olmanız çok önemlidir.
Markalı ürünlerde ayrıca dikkatli olun
Tanınmış markalı ürünleri tedarik ederken ürünün yalnız ucuz olmasına güvenmeyin.
Ürünün kaynağını ve tedarik zincirini anlamaya çalışın.
Özellikle piyasa fiyatının çok altında sunulan markalı ürünlerde:
“Ürün orijinal mi?”
“Fatura ile geliyor mu?”
“Tedarik kaynağı nedir?”
gibi soruların cevabı önemlidir.
Bir tedarikçinin yalnızca:
“Kesin orijinal, merak etme.”
demesi tek başına yeterli doğrulama değildir.
Satacağınız ürünün kaynağı konusunda makul ticari belgeleri isteyebilmelisiniz.
İnternetteki yorumlara güvenilir mi?
Yorumlar yardımcı olabilir ama tek başına karar vermek için yeterli değildir.
Olumlu yorumların gerçek olup olmadığını her zaman bilemezsiniz. Aynı şekilde bir firma hakkında yazılmış tek bir olumsuz yorumun bütün ticari geçmişini temsil ettiğini de varsayamazsınız.
Yorumları:
“Kesin güvenilir.”
veya:
“Kesin dolandırıcı.”
sonucu üretmek için değil, tekrar eden sorun kalıplarını görmek için kullanmak daha doğrudur.
Örneğin birbirinden bağımsız çok sayıda kişi sürekli:
“Ürün geç geliyor.”
“İade yapılmıyor.”
“Gönderilen ürün numuneden farklı.”
şeklinde aynı problemi anlatıyorsa bu konuyu firmayla görüşmeden önce özellikle sorgulayabilirsiniz.
Referans istemek mantıklı mı?
Özellikle yüksek hacimli veya özel üretim işlerde evet.
Tedarikçinin daha önce benzer ölçekte çalıştığı müşteriler olup olmadığını sorabilirsiniz.
Ancak paylaşılan referansın gerçekten doğrulanabilir olup olmadığına dikkat edin.
Ayrıca bir firmanın büyük müşterilerle çalışması sizin siparişinizde kesinlikle problemsiz olacağının garantisi değildir.
Referans, tedarikçi değerlendirmesindeki sinyallerden yalnızca biridir.
İletişim kalitesi küçümsenmemelidir
Tedarikçinin size kaç dakikada cevap verdiği tek başına güvenilirlik ölçüsü değildir.
Ama ticari iletişimin tutarlılığı önemlidir.
Örneğin bugün:
“Ürün kesin stokta.”
deyip ertesi gün:
“Hiç stok yokmuş.”
diyorsa stok sisteminin güvenilirliğini sorgulamak gerekir.
Fiyat, teslim tarihi veya ürün özelliği her görüşmede değişiyorsa sipariş vermeden önce şartları yazılı hale getirmek önem kazanır.
İyi tedarikçi hiç hata yapmayan firma değildir.
Hata çıktığında açık iletişim kurabilen ve çözüm üreten firma uzun vadede çok daha değerlidir.
Tek tedarikçiye tamamen bağımlı kalmak riskli olabilir
Çok satan kritik ürünlerde yalnız tek tedarikçiye bağlı olmak işletme açısından risk yaratabilir.
Ana tedarikçiniz:
üretimi durdurabilir,
fiyatı ciddi artırabilir,
stok problemi yaşayabilir,
teslim süresini uzatabilir.
Bu nedenle satış hacmi önemli hale gelen ürünlerde mümkünse alternatif tedarik kaynaklarını önceden araştırmak faydalıdır.
Bu, her ürünü aynı anda iki firmadan almak zorunda olduğunuz anlamına gelmez.
Ancak ihtiyaç anında aramaya sıfırdan başlamak yerine alternatifinizin kim olduğunu biliyor olmak işletmeye esneklik sağlar.
Tedarikçi değiştirirken yalnız fiyat farkına bakmayın
Mevcut tedarikçiniz ürünü 110 TL’ye, yeni firma 100 TL’ye veriyor olabilir.
Ayda 1.000 ürün alıyorsanız fark:
10 x 1.000 = 10.000 TL
olduğu için yeni firma çok cazip görünebilir.
Fakat karar öncesinde yeni firmanın:
ürün kalitesini,
teslim süresini,
stok kapasitesini,
hatalı ürün oranını
ve ticari şartlarını
test etmek gerekir.
10.000 TL alış avantajı sağlarken daha yüksek iade, iptal ve kalite problemi oluşursa beklenen tasarruf gerçekleşmeyebilir.
Tedarikçi fiyatlarını karşılaştırırken aynı şeyi karşılaştırdığınızdan emin olun
İki fiyatın gerçekten karşılaştırılabilir olması gerekir.
Örneğin Tedarikçi A:
100 TL + KDV
Tedarikçi B:
105 TL KDV dahil
fiyat söylüyorsa rakamları doğrudan karşılaştırmak hata oluşturabilir.
Benzer şekilde bir teklif:
nakliye dahil,
diğeri:
fabrika teslim
olabilir.
Bir tedarikçi özel ambalajı fiyatın içine dahil ederken diğeri ayrıca ücretlendirebilir.
Bu nedenle karşılaştırırken:
- Ürün birim fiyatı
- Vergisel gösterim
- Nakliye
- Ambalaj
- Minimum adet
- Ödeme vadesi
- Teslim yeri
aynı şartlar üzerinden değerlendirilmelidir.
Peşin fiyat ile vadeli fiyatı ayrı değerlendirin
Bir tedarikçi:
Peşin 100 TL
30 gün vadeli 106 TL
fiyat verebilir.
Burada yalnız 6 TL farkına bakmak yeterli değildir.
İşletmenin nakit akışı açısından 30 günlük vade değerli olabilir.
Başka bir işletme ise yeterli nakdi olduğu için peşin indirimi tercih edebilir.
Dolayısıyla en iyi tedarikçi teklifi yalnız en ucuz birim fiyat değil, işletmenizin nakit döngüsüne en uygun toplam ticari koşul olabilir.
İlk görüşmede tedarikçiye neler sorabilirsiniz?
Görüşmeyi sorgu odasına çevirmeye gerek yok. Ancak temel ticari koşulları öğrenmek faydalıdır.
Örneğin şu sorular yeterli bir başlangıç oluşturur:
1. Ürünün güncel birim fiyatı nedir?
2. Minimum sipariş miktarı var mı?
3. Fiyat ne kadar süre geçerli?
4. Ürün sürekli stokta tutuluyor mu?
5. Stok biterse yeniden tedarik süresi ne kadar?
6. Sipariş kaç günde hazırlanıyor?
7. Numune alınabiliyor mu?
8. Kusurlu ürünlerde süreç nasıl işliyor?
9. Ödeme koşulları nelerdir?
10. Sevkiyat ücreti kime ait?
11. Fatura düzeni nasıl?
12. Ürün özel mevzuata tabi ise gerekli teknik bilgiler ve belgeler mevcut mu?
Aldığınız cevapları yazılı şekilde saklamak daha sonra yaşanabilecek yanlış anlaşılmaları azaltır.
Tedarikçi puanlama sistemi kullanılabilir mi?
Evet, özellikle birkaç farklı firmayı karşılaştırıyorsanız basit bir değerlendirme sistemi işe yarayabilir.
Örneğin her tedarikçiyi 1 ile 5 arasında:
Fiyat
Kalite
Stok devamlılığı
Teslim süresi
İletişim
Kusurlu ürün çözümü
Ödeme koşulları
puanlarıyla değerlendirebilirsiniz.
Ancak bu puanlama matematiksel olarak “en güvenilir firmayı kesin bulur” anlamına gelmez.
Ama kararınızı yalnızca ilk gördüğünüz fiyat üzerinden vermenizi engeller.
Kırmızı bayrak olarak değerlendirilebilecek durumlar
Tek bir belirti firmayı otomatik olarak kötü niyetli yapmaz. Ancak birkaç durum aynı anda görülüyorsa daha dikkatli olmak gerekir.
Örneğin:
Ticari kimliğini vermekten kaçınıyor.
Yazılı teklif sunmak istemiyor.
Ürünle ilgili temel sorulara sürekli farklı cevap veriyor.
Numune göstermeden çok yüksek peşin ödeme konusunda baskı yapıyor.
Fatura konusunda net cevap vermiyor.
Ödemenin neden ilgisiz bir kişiye gönderildiğini açıklayamıyor.
Piyasanın çok altında fiyat veriyor ancak farkın sebebini açıklayamıyor.
Ürün güvenliği veya gerekli belgeler sorulduğunda konuyu geçiştiriyor.
Bu durumlarda “kesin dolandırıcıdır” şeklinde bir sonuç çıkarmak yerine işlemi yavaşlatmak ve daha fazla doğrulama yapmak daha doğrudur.
İyi tedarikçi yalnız ucuz ürün satan firma değildir
Uzun vadede iyi bir tedarikçi:
söz verdiği ürünü gönderir,
kaliteyi mümkün olduğunca tutarlı tutar,
stok konusunda doğru bilgi verir,
değişiklikleri önceden haber verir,
sorun çıktığında iletişimi kesmez,
ticari belgeleri düzgün yürütür
ve iki tarafın da sürdürülebilir şekilde çalışabileceği bir ilişki kurar.
Bazen bir ürünü birkaç lira daha pahalı almak, sürekli iptal ve müşteri sorunu yaşamaktan çok daha ucuz olabilir.
İlk siparişten önce kısa kontrol
Ödeme yapmadan önce en azından şunları kontrol etmek iyi bir başlangıçtır:
1. Firmanın tam ticari unvanını biliyor muyum?
2. Resmi kayıt bilgilerini kontrol ettim mi?
3. Teklif veya sipariş koşulları yazılı mı?
4. Ödeme yaptığım tarafı biliyor muyum?
5. Ürün numunesini veya küçük siparişi test ettim mi?
6. Ürün gerçekten beklentime uygun mu?
7. Teslim süresini biliyor muyum?
8. Minimum sipariş şartını biliyor muyum?
9. Kusurlu ürün süreci belli mi?
10. Fatura koşulları belli mi?
11. Stok devamlılığı hakkında bilgi aldım mı?
12. Ürün güvenliği açısından özel gereklilikleri kontrol ettim mi?
13. Büyük sipariş vermeden önce küçük ölçekte çalışma performansını gördüm mü?
Sonuç
E-ticarette güvenilir tedarikçi bulmak yalnız Google'da en ucuz ürünü satan firmayı seçmek değildir.
Sağlıklı bir tedarik ilişkisi:
ürünün fiyatı,
kalitesi,
stok devamlılığı,
teslim süresi,
ticari belgeler,
ödeme şartları,
ürün güvenliği
ve problem çıktığında firmanın yaklaşımı
birlikte değerlendirilerek kurulmalıdır.
İlk kez çalışılan tedarikçide küçük sipariş veya numune ile başlamak, ticari kimliği doğrulamak ve önemli şartları yazılı hale getirmek riski ciddi biçimde azaltabilir.
Ve belki de en önemli nokta şudur:
Bu nedenle birkaç liralık alış fiyatı farkından önce tedarikçinin işletmenize ne kadar öngörülebilirlik sağladığını değerlendirin.
Siz tedarikçinizi nasıl buldunuz?
E-ticaret yapanlara birkaç soru:
1. Tedarikçi seçerken sizin için en önemli kriter fiyat mı, kalite mi, stok devamlılığı mı?
2. Numune çok iyi olduğu halde toplu siparişte kalite problemi yaşadığınız oldu mu?
3. Tek bir tedarikçiye bağlı kalmanın sorununu yaşadınız mı?
4. Bir tedarikçiyle çalışmayı bırakmanıza neden olan en önemli problem neydi?
Firma veya kişi hakkında doğrulanmamış suçlama yapmadan, mümkün olduğunca kendi yaşadığınız somut süreci anlatmanız tartışmayı daha faydalı hale getirir.
Kaynaklar
TOBB Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi – Unvan Sorgulama
T.C. Ticaret Bakanlığı – Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS)
T.C. Ticaret Bakanlığı – 7223 Sayılı Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu
Resmî Gazete – Genel Ürün Güvenliği Yönetmeliği
GÜBİS – Güvensiz Ürün Bilgi Sistemi
T.C. Ticaret Bakanlığı – Türkiye Ürün Kuralları Veri Tabanı
İlk bakışta en ucuz fiyatı veren tedarikçi en avantajlı seçenekmiş gibi görünebilir. Gerçekte ise ürün kalitesi, stok devamlılığı, fatura düzeni, teslim süresi, hatalı ürün süreci ve iletişim kalitesi de en az alış fiyatı kadar önemlidir.
Örneğin bir tedarikçi ürünü rakiplerinden %5 daha ucuza veriyor olabilir. Ancak ürünleri sürekli geç gönderiyor, stok bilgisi doğru değil veya kusurlu ürünlerde çözüm üretmiyorsa sağladığı fiyat avantajı kısa sürede sipariş iptali, müşteri şikâyeti ve iade maliyetine dönüşebilir.
Bu nedenle tedarikçi seçerken yalnızca:
“Bu ürünü kaça veriyorsunuz?”
sorusunu değil,
“Bu firma ile uzun süre sorunsuz çalışabilir miyim?”
sorusunu da cevaplamak gerekir.
Önce nasıl bir tedarikçi aradığınızı belirleyin
Tedarikçi araştırmasına başlamadan önce ihtiyacınızı netleştirmek aramayı ciddi şekilde kolaylaştırır.
Örneğin sürekli stokta tutacağınız standart bir ürün mü arıyorsunuz? Dönemsel olarak satacağınız sezonluk ürün mü? Kendi markanızı bastıracağınız özel üretim mi? Yoksa sipariş geldikçe tedarik edeceğiniz bir model mi düşünüyorsunuz?
Bu modellerin tedarikçiden beklentileri farklıdır.
Sürekli satış yapacağınız bir üründe stok devamlılığı çok önemli olabilir. Özel üretimde minimum sipariş miktarı, numune ve üretim süresi öne çıkabilir. Hızlı tüketilen bir üründe ise fiyat kadar yeniden tedarik süresi önem kazanabilir.
Dolayısıyla tedarikçiye ulaşmadan önce en azından ürün, tahmini adet, hedef kalite seviyesi ve teslimat beklentinizi belirlemek faydalıdır.
Tedarikçi nereden bulunabilir?
Tek bir doğru kaynak yoktur.
Ürünün sektörüne göre üreticilerden, toptancılardan, distribütörlerden, ithalatçılardan veya bölgesel ticaret merkezlerinden tedarik yapılabilir.
Arama motorlarında yalnızca:
“X ürünü toptan”
araması yapmak yerine üretici, distribütör, bayi, ithalatçı ve toptancı gibi farklı ifadelerle araştırma yapmak daha geniş sonuç verir.
Örneğin bir ürün için:
“X ürünü üretici”
“X ürünü toptan”
“X ürünü distribütör”
“X ürünü ithalatçı”
gibi ayrı aramalar farklı firmalara ulaşmanızı sağlayabilir.
Sektörel fuarlar da özellikle üretici ve distribütörlerle doğrudan görüşmek için değerlidir. Bazen internet üzerinde güçlü görünmeyen ancak yıllardır üretim yapan bir işletmeye fuarda ulaşabilirsiniz.
Ticaret ve sanayi odalarının üye yapıları, sektörel dernekler ve üretici birlikleri de araştırma başlangıç noktası olabilir.
Ama bir firmanın internette bulunması veya fuarda stant açması tek başına güvenilir olduğunu kanıtlamaz. Sonraki aşama firma doğrulamasıdır.
Tedarikçinin gerçekten var olan bir işletme olduğunu kontrol edin
İlk kez çalışacağınız firmada yalnız WhatsApp hesabı veya sosyal medya profili görmek yeterli değildir.
Firmadan tam ticari unvanını isteyin.
Örneğin size yalnızca:
“ABC Toptan”
deniyorsa bunun resmi ticaret unvanının ne olduğunu sorun.
Firma bir ticaret şirketi veya ticari işletmeyse kayıt bilgileri resmi kaynaklar üzerinden kontrol edilebilir.
Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nin unvan sorgulama hizmetinde bir ticaret unvanının kayıtlı olup olmadığı ve kayıtlıysa hangi ticaret sicili müdürlüğünde hangi sicil numarasıyla bulunduğu görülebilmektedir.
MERSİS de şirket ve ticari işletmelerin tescil bilgilerinin merkezi olarak tutulduğu resmi sistemdir.
Buradaki amaç tedarikçiyi “suçlu arar gibi” araştırmak değildir.
Ama para göndereceğiniz, ürün satın alacağınız ve müşterilerinize sunacağınız ürünleri temin edeceğiniz işletmenin kim olduğunu bilmek son derece normal bir ticari kontroldür.
Ticaret Sicili kaydı tek başına güvenilirlik garantisi midir?
Hayır.
Bu ayrım önemli.
Bir şirketin resmi olarak kayıtlı olması:
“Bu firma kesinlikle sorunsuzdur.”
anlamına gelmez.
Resmi kayıt yalnızca işletmenin kimliğini doğrulamanıza yardımcı olan kontrollerden biridir.
Tedarikçi değerlendirmesinde ayrıca:
- Ticari iletişim
- Ürün kalitesi
- Numune sonucu
- Teslimat performansı
- Fatura düzeni
- İade/değişim yaklaşımı
- Stok devamlılığı
- Söz verilen şartlara uyum
gibi gerçek çalışma deneyiminin de değerlendirilmesi gerekir.
Firmanın verdiği bilgiler birbiriyle uyumlu mu?
İlk görüşmede size verilen bilgileri yan yana koymak faydalıdır.
Örneğin:
Ticari unvan ne?
Faturada hangi unvan kullanılacak?
Banka hesabı kimin adına?
Teklif hangi firma adına geliyor?
Web sitesindeki şirket bilgisi aynı mı?
Size verilen adres ile ticari bilgiler arasında bariz bir uyumsuzluk var mı?
Her küçük farklılık dolandırıcılık anlamına gelmez. Firmaların marka adı ile ticaret unvanı farklı olabilir.
Örneğin müşterilerin bildiği marka “ABC Market” iken şirketin resmi unvanı tamamen farklı olabilir.
Fakat açıklanamayan ciddi tutarsızlıklar varsa ödeme yapmadan önce netleştirmek gerekir.
Ödemeyi kime yaptığınızı bilin
Özellikle ilk yüksek tutarlı siparişte ödeme bilgisini kontrol etmek önemlidir.
Size şirket adına teklif verildiği halde ödemenin açıklama yapılmadan ilgisiz bir kişinin kişisel hesabına gönderilmesi isteniyorsa nedenini sorun.
Tek başına kişisel IBAN verilmiş olması otomatik olarak kötü niyet anlamına gelmez; işletmenin hukuki yapısına göre farklı durumlar olabilir.
Ancak ödeme yapacağınız taraf ile ticari ilişkinin tarafı arasındaki bağlantıyı anlayabilmeniz gerekir.
Ödeme öncesinde:
- Teklif
- Sipariş bilgisi
- Ürün/adet
- Birim fiyat
- Toplam tutar
- Ödeme koşulu
- Teslim süresi
mümkün olduğunca yazılı hale getirilmelidir.
Özellikle yüksek tutarlarda yalnız telefonda konuşulan şartlara güvenmek yerine yazılı kayıt oluşturmak daha sağlıklıdır.
İlk sipariş neden küçük olmalı?
Yeni tedarikçiyle doğrudan büyük hacimde çalışmak gereksiz risk oluşturabilir.
Örneğin ileride 500 adet almayı planladığınız üründen önce 5, 10 veya 20 adetlik deneme siparişi vermek mümkünse çok daha fazla bilgi sağlar.
Bu küçük siparişte yalnız ürünün kendisini değerlendirmeyin.
Şunlara da bakın:
Siparişi söz verdiği tarihte hazırladı mı?
Doğru ürün geldi mi?
Adet doğru mu?
Paketleme yeterli mi?
Fatura düzgün mü?
Ürünlerde kalite farkı var mı?
İletişim nasıl?
Problem çıktığında çözüm üretiyor mu?
Bir tedarikçinin çalışma kalitesini bazen 20 dakikalık telefon görüşmesinden değil, ilk gerçek siparişten çok daha iyi anlarsınız.
Numune istemek neden önemlidir?
Ürün görselleriyle gerçek ürün arasında fark olabilir.
Özellikle kendi markanızla satış yapacaksanız veya yüksek miktarda stok alacaksanız mümkün olduğunda ürün numunesi görmek faydalıdır.
Numunede yalnız ürünün güzel görünüp görünmediğini kontrol etmeyin.
Ürün kategorisine göre:
- Malzeme
- Ölçü
- Renk
- İşçilik
- Ambalaj
- Etiket
- Kullanım hissi
- Parça uyumu
- Koku
- Dayanıklılık
gibi unsurları değerlendirebilirsiniz.
Numunenin iyi olması da seri üretimin tamamının aynı kalitede olacağının mutlak garantisi değildir. Bu yüzden büyük siparişlerde kalite standardının ne olduğu ayrıca konuşulmalıdır.
“Numune başka, toplu ürün başka” riskine karşı ne yapılabilir?
Özellikle özel üretim veya yüksek adetli siparişlerde kabul edeceğiniz ürün standardını mümkün olduğunca açıklaştırın.
Örneğin:
Renk kodu
Ölçü
Malzeme tipi
Paket içeriği
Markalama
Etiket
Koli adedi
gibi kriterler sipariş öncesinde yazılı hale getirilebilir.
“Geçen gönderdiğiniz gibi olsun.”
gibi yoruma açık ifadeler yerine ölçülebilir özellikler kullanmak anlaşmazlık riskini azaltır.
Numuneyi referans ürün olarak saklamak da gelen toplu siparişi karşılaştırmak için faydalı olabilir.
En ucuz tedarikçi neden her zaman en iyi tedarikçi değildir?
Örnek üzerinden düşünelim.
Tedarikçi A:
Ürün fiyatı: 100 TL
Tedarikçi B:
Ürün fiyatı: 108 TL
İlk bakışta A açıkça avantajlı görünür.
Ancak A firmasındaki ürünlerin %8'inde problem çıkıyor ve teslimat sürekli gecikiyorsa gerçek maliyet değişebilir.
B firmasında ürün kalitesi daha tutarlı, sevkiyat daha hızlı ve kusurlu ürün problemi çok daha düşük olabilir.
Bu durumda yalnızca 8 TL'lik alış fiyatı farkına bakmak yanlış karar vermenize neden olabilir.
Tedarik maliyetini değerlendirirken yalnız faturadaki birim fiyatı değil, sorunların işletmeye oluşturduğu toplam maliyeti de düşünmek gerekir.
Stok devamlılığını mutlaka sorun
E-ticarette ürününüz satış almaya başladıktan sonra tedarikçinin:
“Bu üründen artık yok.”
demesi ciddi bir sorun oluşturabilir.
Özellikle ürün için reklam vermiş, yorum toplamış ve organik sıralama kazanmışsanız ürünün bir anda tedarik edilememesi satış zincirini bozabilir.
Bu nedenle tedarikçiye:
“Bu ürün sürekli üretiliyor mu?”
“Ortalama stok tutuyor musunuz?”
“Stok bittikten sonra yeniden temin süresi nedir?”
“Ürün modelinde sık değişiklik oluyor mu?”
gibi sorular sormak faydalıdır.
Tedarikçinin gelecekte kesin stok garantisi vermesi her zaman mümkün değildir. Ama ürünün devamlılığı hakkında fikir edinirsiniz.
Tedarik süresini sadece “kaç günde gönderirsiniz?” diye sormayın
Teslim süresinin hangi noktadan başladığını netleştirin.
Örneğin tedarikçi:
“3 günde gönderiyoruz.”
diyebilir.
Ama bu:
Ödemeden sonra 3 gün mü?
Sipariş onayından sonra mı?
Üretim bittikten sonra mı?
Ürün stoktaysa mı?
Özellikle üretim yapılan ürünlerde hazırlık ve nakliye süreleri birbirinden farklı olabilir.
İşletmenizde stok planlaması yapabilmek için toplam tedarik süresini bilmeniz gerekir.
Minimum sipariş miktarını öğrenin
Bazı tedarikçiler tek ürün bazında minimum adet belirlerken bazıları toplam sipariş tutarı üzerinden çalışabilir.
Örneğin:
Bir üründen minimum 100 adet
veya:
Toplam minimum 20.000 TL sipariş
gibi koşullar bulunabilir.
Minimum sipariş miktarının düşük olması her zaman daha avantajlı değildir. Yüksek adet karşılığında birim fiyat ciddi düşebilir.
Ancak yeni ve henüz satışını doğrulamadığınız bir üründe sırf daha ucuz diye gereğinden fazla stok almak da risklidir.
Önce ürünün satış potansiyelini test etmek çoğu durumda daha değerlidir.
Fiyatın ne kadar süre geçerli olduğunu sorun
Bugün aldığınız fiyatın gelecek ay da aynı olacağını varsaymayın.
Özellikle döviz, hammadde veya ithalat maliyetine bağlı ürünlerde fiyatlar değişebilir.
Tedarikçiden teklif alırken:
“Bu fiyat hangi tarihe kadar geçerli?”
sorusunu sorun.
Eğer ürün fiyatlandırmanızı 100 TL alış maliyetine göre yapıp bir sonraki siparişte maliyet 125 TL'ye çıkarsa kendi satış fiyatınızı da yeniden değerlendirmek zorunda kalabilirsiniz.
Bu nedenle e-ticarette ürün maliyetini bir kez yazıp yıllarca değiştirmemek doğru değildir.
Kusurlu ürün çıkarsa ne olacağını satın almadan önce konuşun
İlk sipariş gelmeden önce problem konuşmak bazen gereksizmiş gibi hissedilir.
Aslında tam tersidir.
Tedarikçiye şunu sorun:
“Ürün kusurlu çıkarsa süreç nasıl işliyor?”
İade mi kabul ediliyor?
Yeni ürün mü gönderiliyor?
Sonraki siparişten mi mahsup ediliyor?
Kargo ücretini kim karşılıyor?
Kaç gün içerisinde bildirmek gerekiyor?
Özellikle yüksek adetli ticarette bu sürecin önceden bilinmesi önemlidir.
Sorun çıktığında ilk defa şartları konuşmaya başlamak taraflar arasındaki anlaşmazlığı büyütebilir.
Tedarikçinin ürün güvenliği tarafını da değerlendirin
E-ticarette satıcı olarak yalnız ürünün fiyatıyla ilgilenmek yeterli değildir. Satılan ürünün tabi olduğu güvenlik ve teknik düzenlemeler de önemlidir.
Türkiye'de ürün güvenliği konusunda 7223 sayılı Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu temel düzenlemelerden biridir.
Ürünün türüne göre ayrıca özel teknik mevzuat bulunabilir.
Örneğin oyuncak, elektrikli ürün, kozmetik, çocuk ürünü veya başka özel kategoriler aynı kurallara tabi olmak zorunda değildir.
Bu nedenle tedarikçiye gerektiğinde:
Ürünün üreticisi veya ithalatçısı kim?
Ürün hangi mevzuata tabi?
Gerekli işaretleme ve etiketler mevcut mu?
Gerekliyse uygunluk belgeleri bulunuyor mu?
soruları yöneltilmelidir.
Bir tedarikçinin:
“Abi herkes satıyor, hiçbir şey olmaz.”
demesi teknik uygunluğun kanıtı değildir.
GÜBİS kontrolü ne işe yarar?
Ticaret Bakanlığı'nın Güvensiz Ürün Bilgi Sistemi, yani GÜBİS, yetkili piyasa gözetimi ve denetimi kuruluşları tarafından güvensizliği tespit edilen ürünlerin ilan edildiği resmi platformdur.
Bir ürün veya ürün grubuyla çalışmaya başlamadan önce GÜBİS üzerinde araştırma yapmak ek bir kontrol sağlayabilir.
Ancak burada önemli bir ayrım vardır.
GÜBİS'te belirli bir firmanın belirli bir ürününe ilişkin güvensizlik bildirimi bulunması, o firmanın bütün ürünlerinin güvensiz olduğu anlamına gelmez.
Resmi sistem de bu uyarıyı açıkça belirtmektedir.
Benzer biçimde GÜBİS'te bir ürün hakkında kayıt bulunmaması da:
“Bu ürün kesin güvenlidir.”
garantisi anlamına gelmez.
GÜBİS ürün araştırmasında kullanılabilecek kontrol araçlarından yalnızca biridir.
Ürünün kimden alındığının kaydını saklamak neden önemlidir?
Tedarik belgelerini düzenli saklamak yalnız muhasebe açısından önemli değildir.
Ürün güvenliği mevzuatında tedarik zincirinde izlenebilirlik de önem taşır. Ticaret Bakanlığı'nın 7223 sayılı Kanun hakkındaki açıklamalarında ürünün tedarik zincirinde kimden alındığının ve kime satıldığının kaydının tutulmasına yönelik izlenebilirlik mekanizması açıkça vurgulanmaktadır.
Bu nedenle ürün alış faturası, tedarikçi bilgisi, parti/model bilgileri ve ilgili ticari belgelerin düzenli saklanması faydalıdır.
Bir ürünle ilgili ileride güvenlik veya geri çağırma problemi yaşanırsa ürünü nereden temin ettiğinizi biliyor olmanız çok önemlidir.
Markalı ürünlerde ayrıca dikkatli olun
Tanınmış markalı ürünleri tedarik ederken ürünün yalnız ucuz olmasına güvenmeyin.
Ürünün kaynağını ve tedarik zincirini anlamaya çalışın.
Özellikle piyasa fiyatının çok altında sunulan markalı ürünlerde:
“Ürün orijinal mi?”
“Fatura ile geliyor mu?”
“Tedarik kaynağı nedir?”
gibi soruların cevabı önemlidir.
Bir tedarikçinin yalnızca:
“Kesin orijinal, merak etme.”
demesi tek başına yeterli doğrulama değildir.
Satacağınız ürünün kaynağı konusunda makul ticari belgeleri isteyebilmelisiniz.
İnternetteki yorumlara güvenilir mi?
Yorumlar yardımcı olabilir ama tek başına karar vermek için yeterli değildir.
Olumlu yorumların gerçek olup olmadığını her zaman bilemezsiniz. Aynı şekilde bir firma hakkında yazılmış tek bir olumsuz yorumun bütün ticari geçmişini temsil ettiğini de varsayamazsınız.
Yorumları:
“Kesin güvenilir.”
veya:
“Kesin dolandırıcı.”
sonucu üretmek için değil, tekrar eden sorun kalıplarını görmek için kullanmak daha doğrudur.
Örneğin birbirinden bağımsız çok sayıda kişi sürekli:
“Ürün geç geliyor.”
“İade yapılmıyor.”
“Gönderilen ürün numuneden farklı.”
şeklinde aynı problemi anlatıyorsa bu konuyu firmayla görüşmeden önce özellikle sorgulayabilirsiniz.
Referans istemek mantıklı mı?
Özellikle yüksek hacimli veya özel üretim işlerde evet.
Tedarikçinin daha önce benzer ölçekte çalıştığı müşteriler olup olmadığını sorabilirsiniz.
Ancak paylaşılan referansın gerçekten doğrulanabilir olup olmadığına dikkat edin.
Ayrıca bir firmanın büyük müşterilerle çalışması sizin siparişinizde kesinlikle problemsiz olacağının garantisi değildir.
Referans, tedarikçi değerlendirmesindeki sinyallerden yalnızca biridir.
İletişim kalitesi küçümsenmemelidir
Tedarikçinin size kaç dakikada cevap verdiği tek başına güvenilirlik ölçüsü değildir.
Ama ticari iletişimin tutarlılığı önemlidir.
Örneğin bugün:
“Ürün kesin stokta.”
deyip ertesi gün:
“Hiç stok yokmuş.”
diyorsa stok sisteminin güvenilirliğini sorgulamak gerekir.
Fiyat, teslim tarihi veya ürün özelliği her görüşmede değişiyorsa sipariş vermeden önce şartları yazılı hale getirmek önem kazanır.
İyi tedarikçi hiç hata yapmayan firma değildir.
Hata çıktığında açık iletişim kurabilen ve çözüm üreten firma uzun vadede çok daha değerlidir.
Tek tedarikçiye tamamen bağımlı kalmak riskli olabilir
Çok satan kritik ürünlerde yalnız tek tedarikçiye bağlı olmak işletme açısından risk yaratabilir.
Ana tedarikçiniz:
üretimi durdurabilir,
fiyatı ciddi artırabilir,
stok problemi yaşayabilir,
teslim süresini uzatabilir.
Bu nedenle satış hacmi önemli hale gelen ürünlerde mümkünse alternatif tedarik kaynaklarını önceden araştırmak faydalıdır.
Bu, her ürünü aynı anda iki firmadan almak zorunda olduğunuz anlamına gelmez.
Ancak ihtiyaç anında aramaya sıfırdan başlamak yerine alternatifinizin kim olduğunu biliyor olmak işletmeye esneklik sağlar.
Tedarikçi değiştirirken yalnız fiyat farkına bakmayın
Mevcut tedarikçiniz ürünü 110 TL’ye, yeni firma 100 TL’ye veriyor olabilir.
Ayda 1.000 ürün alıyorsanız fark:
10 x 1.000 = 10.000 TL
olduğu için yeni firma çok cazip görünebilir.
Fakat karar öncesinde yeni firmanın:
ürün kalitesini,
teslim süresini,
stok kapasitesini,
hatalı ürün oranını
ve ticari şartlarını
test etmek gerekir.
10.000 TL alış avantajı sağlarken daha yüksek iade, iptal ve kalite problemi oluşursa beklenen tasarruf gerçekleşmeyebilir.
Tedarikçi fiyatlarını karşılaştırırken aynı şeyi karşılaştırdığınızdan emin olun
İki fiyatın gerçekten karşılaştırılabilir olması gerekir.
Örneğin Tedarikçi A:
100 TL + KDV
Tedarikçi B:
105 TL KDV dahil
fiyat söylüyorsa rakamları doğrudan karşılaştırmak hata oluşturabilir.
Benzer şekilde bir teklif:
nakliye dahil,
diğeri:
fabrika teslim
olabilir.
Bir tedarikçi özel ambalajı fiyatın içine dahil ederken diğeri ayrıca ücretlendirebilir.
Bu nedenle karşılaştırırken:
- Ürün birim fiyatı
- Vergisel gösterim
- Nakliye
- Ambalaj
- Minimum adet
- Ödeme vadesi
- Teslim yeri
aynı şartlar üzerinden değerlendirilmelidir.
Peşin fiyat ile vadeli fiyatı ayrı değerlendirin
Bir tedarikçi:
Peşin 100 TL
30 gün vadeli 106 TL
fiyat verebilir.
Burada yalnız 6 TL farkına bakmak yeterli değildir.
İşletmenin nakit akışı açısından 30 günlük vade değerli olabilir.
Başka bir işletme ise yeterli nakdi olduğu için peşin indirimi tercih edebilir.
Dolayısıyla en iyi tedarikçi teklifi yalnız en ucuz birim fiyat değil, işletmenizin nakit döngüsüne en uygun toplam ticari koşul olabilir.
İlk görüşmede tedarikçiye neler sorabilirsiniz?
Görüşmeyi sorgu odasına çevirmeye gerek yok. Ancak temel ticari koşulları öğrenmek faydalıdır.
Örneğin şu sorular yeterli bir başlangıç oluşturur:
1. Ürünün güncel birim fiyatı nedir?
2. Minimum sipariş miktarı var mı?
3. Fiyat ne kadar süre geçerli?
4. Ürün sürekli stokta tutuluyor mu?
5. Stok biterse yeniden tedarik süresi ne kadar?
6. Sipariş kaç günde hazırlanıyor?
7. Numune alınabiliyor mu?
8. Kusurlu ürünlerde süreç nasıl işliyor?
9. Ödeme koşulları nelerdir?
10. Sevkiyat ücreti kime ait?
11. Fatura düzeni nasıl?
12. Ürün özel mevzuata tabi ise gerekli teknik bilgiler ve belgeler mevcut mu?
Aldığınız cevapları yazılı şekilde saklamak daha sonra yaşanabilecek yanlış anlaşılmaları azaltır.
Tedarikçi puanlama sistemi kullanılabilir mi?
Evet, özellikle birkaç farklı firmayı karşılaştırıyorsanız basit bir değerlendirme sistemi işe yarayabilir.
Örneğin her tedarikçiyi 1 ile 5 arasında:
Fiyat
Kalite
Stok devamlılığı
Teslim süresi
İletişim
Kusurlu ürün çözümü
Ödeme koşulları
puanlarıyla değerlendirebilirsiniz.
Ancak bu puanlama matematiksel olarak “en güvenilir firmayı kesin bulur” anlamına gelmez.
Ama kararınızı yalnızca ilk gördüğünüz fiyat üzerinden vermenizi engeller.
Kırmızı bayrak olarak değerlendirilebilecek durumlar
Tek bir belirti firmayı otomatik olarak kötü niyetli yapmaz. Ancak birkaç durum aynı anda görülüyorsa daha dikkatli olmak gerekir.
Örneğin:
Ticari kimliğini vermekten kaçınıyor.
Yazılı teklif sunmak istemiyor.
Ürünle ilgili temel sorulara sürekli farklı cevap veriyor.
Numune göstermeden çok yüksek peşin ödeme konusunda baskı yapıyor.
Fatura konusunda net cevap vermiyor.
Ödemenin neden ilgisiz bir kişiye gönderildiğini açıklayamıyor.
Piyasanın çok altında fiyat veriyor ancak farkın sebebini açıklayamıyor.
Ürün güvenliği veya gerekli belgeler sorulduğunda konuyu geçiştiriyor.
Bu durumlarda “kesin dolandırıcıdır” şeklinde bir sonuç çıkarmak yerine işlemi yavaşlatmak ve daha fazla doğrulama yapmak daha doğrudur.
İyi tedarikçi yalnız ucuz ürün satan firma değildir
Uzun vadede iyi bir tedarikçi:
söz verdiği ürünü gönderir,
kaliteyi mümkün olduğunca tutarlı tutar,
stok konusunda doğru bilgi verir,
değişiklikleri önceden haber verir,
sorun çıktığında iletişimi kesmez,
ticari belgeleri düzgün yürütür
ve iki tarafın da sürdürülebilir şekilde çalışabileceği bir ilişki kurar.
Bazen bir ürünü birkaç lira daha pahalı almak, sürekli iptal ve müşteri sorunu yaşamaktan çok daha ucuz olabilir.
İlk siparişten önce kısa kontrol
Ödeme yapmadan önce en azından şunları kontrol etmek iyi bir başlangıçtır:
1. Firmanın tam ticari unvanını biliyor muyum?
2. Resmi kayıt bilgilerini kontrol ettim mi?
3. Teklif veya sipariş koşulları yazılı mı?
4. Ödeme yaptığım tarafı biliyor muyum?
5. Ürün numunesini veya küçük siparişi test ettim mi?
6. Ürün gerçekten beklentime uygun mu?
7. Teslim süresini biliyor muyum?
8. Minimum sipariş şartını biliyor muyum?
9. Kusurlu ürün süreci belli mi?
10. Fatura koşulları belli mi?
11. Stok devamlılığı hakkında bilgi aldım mı?
12. Ürün güvenliği açısından özel gereklilikleri kontrol ettim mi?
13. Büyük sipariş vermeden önce küçük ölçekte çalışma performansını gördüm mü?
Sonuç
E-ticarette güvenilir tedarikçi bulmak yalnız Google'da en ucuz ürünü satan firmayı seçmek değildir.
Sağlıklı bir tedarik ilişkisi:
ürünün fiyatı,
kalitesi,
stok devamlılığı,
teslim süresi,
ticari belgeler,
ödeme şartları,
ürün güvenliği
ve problem çıktığında firmanın yaklaşımı
birlikte değerlendirilerek kurulmalıdır.
İlk kez çalışılan tedarikçide küçük sipariş veya numune ile başlamak, ticari kimliği doğrulamak ve önemli şartları yazılı hale getirmek riski ciddi biçimde azaltabilir.
Ve belki de en önemli nokta şudur:
Alıntı:İyi tedarikçi, yalnız ürün satın aldığınız firma değil; müşterinize verdiğiniz sözün arkasında durabilmenizi sağlayan tedarik zincirinin bir parçasıdır.
Bu nedenle birkaç liralık alış fiyatı farkından önce tedarikçinin işletmenize ne kadar öngörülebilirlik sağladığını değerlendirin.
Siz tedarikçinizi nasıl buldunuz?
E-ticaret yapanlara birkaç soru:
1. Tedarikçi seçerken sizin için en önemli kriter fiyat mı, kalite mi, stok devamlılığı mı?
2. Numune çok iyi olduğu halde toplu siparişte kalite problemi yaşadığınız oldu mu?
3. Tek bir tedarikçiye bağlı kalmanın sorununu yaşadınız mı?
4. Bir tedarikçiyle çalışmayı bırakmanıza neden olan en önemli problem neydi?
Firma veya kişi hakkında doğrulanmamış suçlama yapmadan, mümkün olduğunca kendi yaşadığınız somut süreci anlatmanız tartışmayı daha faydalı hale getirir.
Kaynaklar
TOBB Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi – Unvan Sorgulama
T.C. Ticaret Bakanlığı – Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS)
T.C. Ticaret Bakanlığı – 7223 Sayılı Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu
Resmî Gazete – Genel Ürün Güvenliği Yönetmeliği
GÜBİS – Güvensiz Ürün Bilgi Sistemi
T.C. Ticaret Bakanlığı – Türkiye Ürün Kuralları Veri Tabanı