Şirket kuruluşunda muhasebeciyle yapılan ilk görüşme, yalnızca “şirketi açalım” denilen kısa bir toplantı olmamalı. Bu görüşmede iş modeliniz, belge düzeniniz, vergi takviminiz, çalışan planınız ve muhasebeciyle çalışma sınırlarınız netleşmezse ilk aylarda gecikme, eksik belge, yanlış fatura veya beklenmeyen maliyet sorunları çıkabilir.
Aşağıdaki listeyi 4 Eylül 2026 tarihindeki ilk görüşmeye götürüp cevapları yazılı olarak not edebilirsiniz. Buradaki süre, adet ve maliyet örnekleri başlangıç çerçevesidir; şirket türüne, sektöre, ciroya, çalışan sayısına, işlem hacmine ve güncel mevzuata göre değişebilir. Kişisel durumunuz için mali müşavirinizden somut değerlendirme istemeniz gerekir.
Bu içerikteki bütçe, süre, adet, oran ve benzeri rakamlar evrensel kural değildir; uygulanabilir bir başlangıç çerçevesidir. Doğru eşik hesap, sektör, marj, hedef, veri hacmi ve geçmiş performansa göre değişebilir. Kararı kendi verinizle test ederek verin.
Bu konuda ne öğreneceksiniz?
- İş modelime göre hangi şirket yapısı uygun?
- Kuruluş için hangi belgeler ve elektronik işlemler yapılacak?
- Fatura ve e-belge düzenim nasıl olacak?
- Gider belgeleri ve şirketten para çekme düzeni nasıl kurulacak?
- Beyan, ödeme ve hatırlatma takvimi nasıl izlenecek?
- Çalışan alırsam hangi işlem hangi tarihten önce yapılacak?
1. İş modelime göre hangi şirket yapısı uygun?
İlk olarak muhasebeciye yalnızca “şahıs mı limited mi?” diye sormak yerine şu bilgileri verin: Faaliyet konusu, tahmini aylık ciro, ortak sayısı, çalışan planı, yurtdışı satış olup olmadığı, yatırım alma ihtimali ve işletmeden kişisel olarak para çekme şekliniz.
Sorulacak sorular:
- Şahıs işletmesi, limited şirket veya anonim şirket seçeneklerinin benim iş modelimde vergi, sorumluluk, kuruluş ve devam maliyeti farkı nedir?
- Ortakların kamu borcu, vergi borcu veya şirket borçları bakımından sorumluluğu hangi durumlarda doğar?
- İleride ortak almak veya yatırımcıya pay devretmek istersem hangi yapı daha az işlem gerektirir?
- Faaliyet kodu ve işyeri adresi doğru seçilmezse sonradan hangi düzeltme işlemleri gerekir?
Muhasebeciden her seçenek için tek satırlık karşılaştırma isteyin: kuruluş giderleri, aylık muhasebe ücreti, vergi türleri, ortaklık yapısı, çalışan işlemleri ve kapanış/devir kolaylığı. “En avantajlı şirket budur” cevabını tek başına yeterli kabul etmeyin; hangi varsayımla avantajlı olduğunu sorun.
2. Kuruluş için hangi belgeler ve elektronik işlemler yapılacak?
Belgeleri iki klasör halinde hazırlayın: ortak/kurucu belgeleri ve işletme belgeleri. Kimlik, ikamet/adres bilgisi, kira kontratı veya tapu bilgisi, imza işlemleri, faaliyet adresi, banka bilgileri ve gerekiyorsa izin/lisans belgelerini sorun.
Muhasebeciye şu işlem sırasını teyit ettirin:
- Şirket sözleşmesi ve ticaret sicili işlemleri hangi kurum veya portal üzerinden yapılacak?
- Vergi mükellefiyeti ne zaman başlayacak ve vergi yoklaması nasıl takip edilecek?
- Vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve faaliyet belgesi nereden alınacak?
- Şirket adına banka hesabı ne zaman açılmalı ve kişisel hesapla şirket hesabı kesin olarak nasıl ayrılmalı?
- Gerçek faydalanıcı bildirimi veya benzeri bildirimlerden hangileri bizim yapımıza uygulanıyor?
İşe başlama ve işi bırakma ödevleri konusunda Gelir İdaresi Başkanlığının güncel açıklamalarını da karşılaştırma amacıyla inceleyebilirsiniz: GİB işe başlama ve işi bırakma ödevleri. Menü ve elektronik başvuru adları zaman içinde değişebileceği için muhasebecinizden güncel ekran adını ve başvuru sonucunu gösteren belgeyi isteyin.
3. Fatura ve e-belge düzenim nasıl olacak?
İlk faturayı kesmeden önce şu dört konuyu netleştirin: Fatura türü, KDV uygulaması, tahsilat yöntemi ve iptal/iade prosedürü.
Örnek olarak, hizmet satışı yapan bir işletmede muhasebeciye şu senaryoyu verin: “10.000 TL + yürürlükteki KDV oranı üzerinden danışmanlık faturası keseceğim; müşteri şirket ve ödeme banka yoluyla yapılacak.” Ardından şunları sorun:
- Faturada hangi bilgiler zorunlu olacak?
- e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya kağıt fatura seçeneklerinden hangisi bana uygulanıyor?
- Fatura tarihi, hizmet dönemi ve tahsilat tarihi nasıl ilişkilendirilecek?
- Yanlış kesilen faturada iptal, itiraz veya iade süreci hangi ekrandan yapılacak?
- Yurtdışındaki müşteriye düzenlenecek belgede KDV ve döviz bilgisi nasıl gösterilecek?
Başarılı sonuç; örnek bir satış için hangi belgeyi, hangi tarihte, hangi bilgilerle düzenleyeceğinizi ve belgenin muhasebeye nasıl aktarılacağını kendi cümlelerinizle açıklayabilmenizdir. Portalda fatura taslağı oluştururken müşteri vergi numarası, adres, hizmet açıklaması, birim, miktar, birim fiyat, vergi ve toplam tutarı kontrol edin. Sistem belgeyi reddederse hata kodunu silmeden kaydedin; önce müşteri bilgilerinin, tarih alanının ve belge türünün doğru olup olmadığını kontrol edin, düzelmezse muhasebeciden yazılı açıklama isteyin.
4. Gider belgeleri ve şirketten para çekme düzeni nasıl kurulacak?
İlk günden itibaren her harcamayı “şirkete ait”, “kişisel” veya “belirsiz” şeklinde ayırın. Belirsiz harcamayı doğrudan gider yazmak yerine muhasebeciye gönderip değerlendirme alın.
Muhasebeciye şu uygulamayı önerip onaylatabilirsiniz:
- Her gider belgesinin fotoğrafını aynı gün, dosya adı “2026-09-04-kırtasiye-1250” biçiminde kaydetmek.
- Belgenin arkasına harcamanın amacı ve işle ilgili kişi/proje bilgisini yazmak.
- Belgeleri haftalık olarak tek klasörde paylaşmak; banka hareketlerini ay sonunda bekletmemek.
- Kişisel kartla yapılan şirket harcamasının nasıl kaydedileceğini önceden belirlemek.
- Şirket hesabından ortağa para aktarılırken bunun ücret, masraf ödemesi, cari hesap veya kâr payı olarak hangi işlemle yapılacağını sormak.
Başarılı sonuç; banka ekstresindeki her hareketin bir fatura, dekont, sözleşme veya açıklamayla eşleşmesidir. Belge kayıpsa banka hareketini silmeye veya geriye dönük belge üretmeye çalışmayın; muhasebeciye işlemin tarihini, tutarını, karşı tarafını ve amacını bildirip hangi yasal belgenin gerektiğini sorun.
5. Beyan, ödeme ve hatırlatma takvimi nasıl izlenecek?
“Vergiler ne zaman?” sorusu yerine size özel bir takvim isteyin. Takvimde her yükümlülük için şu beş sütun bulunmalı: yükümlülük adı, kapsadığı dönem, son bildirim tarihi, ödeme son tarihi ve sorumlu kişi.
Örnek şablon:
Yükümlülük | Dönem | Son bildirim | Son ödeme | Sorumlu
KDV | Eylül 2026 | Muhasebeci teyit edecek | Muhasebeci teyit edecek | Şirket + müşavir
Muhtasar/SGK| Eylül 2026 | Çalışan varsa teyit | Teyit | Şirket + müşavir
Geçici vergi| İlgili dönem | Müşavir teyit | Müşavir teyit | MüşavirBu tablo örnektir; güncel tarihler ve uygulanacak beyannameler şirketin niteliğine göre teyit edilmelidir. GİB’in e-Beyanname sisteminde gönderim yetkisi ve kullanıcı tanımları için e-Beyanname Sistemi kullanılabilir. Muhasebeciye “Beyanname gönderildiğinde bana hangi belgeyi ileteceksiniz?” diye sorun; tahakkuk fişi, ödeme bilgisi ve varsa borç ekranı gibi çıktıları paylaşma yöntemini baştan kararlaştırın.
6. Çalışan alırsam hangi işlem hangi tarihten önce yapılacak?
Çalışan işe başlamadan önce muhasebeciye en az şu bilgileri gönderin: Kimlik bilgileri, işe başlama tarihi, görev, ücret, çalışma biçimi, işyeri adresi ve varsa teşvik durumu. SGK’nın genel açıklamasına göre 4/a kapsamındaki çalışanlar için işe giriş bildirgesinin normal durumda işe başlamadan en az bir gün önce e-Sigorta üzerinden verilmesi gerekir; istisnalar sektör ve duruma göre değişebilir. Ayrıntı için SGK işveren yükümlülükleri sayfasını kullanın.
Sorulacaklar:
- İşyeri SGK tescili ve e-SGK kullanıcı tanımı kim tarafından yapılacak?
- İşe giriş bildirgesi gönderildiğinde bana hangi kayıt veya PDF iletilecek?
- Ücret bordrosu, izin, rapor, işten ayrılış ve aylık prim bildirimi için son bildirim tarihi nedir?
- İşe başlamayan kişi için gönderilmiş bildirgede düzeltme gerekiyorsa hangi süre ve ekran izlenecek?
Hata halinde bildirgeyi kendiniz değiştirmeye çalışmadan önce muhasebeciden hatanın “tarih”, “işyeri”, “meslek kodu” veya “ücret” kaynaklı olup olmadığını öğrenin. SGK’nın işveren uygulamalarına e-SGK İşveren Portalı üzerinden erişilir; ekran adları güncellenebileceğinden güncel menü yolunu muhasebecinizden teyit edin.
7. Muhasebeciyle çalışma düzeni ve ilk ay kontrolü
Toplantının sonunda şu maddeleri yazılı hale getirin:
- Aylık ücret hangi hizmetleri kapsıyor, hangi işler ayrıca ücretlendiriliyor?
- Belgeler hangi gün ve hangi kanaldan teslim edilecek?
- Beyanname ve ödeme hatırlatmasını kim yapacak?
- Acil durumda hangi iletişim kanalı kullanılacak ve cevap süresi nedir?
- Şirket sahibi olarak hangi ekranları ve raporları aylık görebileceksiniz?
İlk ay sonunda muhasebeciden şu dört çıktıyı isteyin: güncel vergi mükellefiyet bilgisi, gönderilen beyannamelerin/tahakkukların özeti, banka-harcama eşleştirme durumu ve eksik belge listesi. Beklenen başarılı sonuç, “şirket kuruldu” demekten öte, satışın nasıl belgelendiği, giderin nasıl kaydedildiği, hangi ödemenin ne zaman yapılacağı ve çalışan varsa SGK sürecinin kimin tarafından yürütüldüğünün netleşmesidir.
Son kontrol soruları
- İlk satışınızı hangi tarihte ve hangi belge türüyle yapacaksınız; müşteriniz yurtiçi mi, yurtdışı mı?
- Şirket hesabından yapılacak ilk üç harcama için belge ve açıklama düzeniniz hazır mı?
- Çalışan başlayacaksa işe giriş tarihinden önce muhasebeciye hangi bilgileri göndereceğinizi belirlediniz mi?
- Muhasebeciniz size aylık takvim, tahakkuk bilgisi ve eksik belge listesini hangi kanaldan iletecek?
Bu başlık hukuki veya kişisel mali müşavirlik tavsiyesi yerine, ilk görüşmeyi verimli geçirmek için hazırlık listesidir. Güncel oran, süre, istisna ve belge zorunlulukları faaliyet alanınıza ve mevzuat değişikliklerine göre ayrıca teyit edilmelidir.